Política de tratamiento de datos personales
1. Objetivo
Establecer cómo GALAXOM S.A.S. recoge, usa, guarda, comparte y suprime los datos personales, y cómo los titulares ejercen sus derechos, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 (capítulos 25 y 26) y del control 5.34 del Anexo A de la norma ISO/IEC 27001:2022.
2. Alcance
Aplica a todos los datos personales que GALAXOM trata como responsable (clientes y prospectos, proveedores, personal, candidatos y visitantes de sus canales) y, en lo que corresponde al encargado, a los datos que trata por cuenta de sus clientes en los aplicativos WORKFLOW, CRM, AUDIMET, el portal de GALAXOM y el portal del cliente. La deben cumplir la representante legal, el personal, los contratistas y los subencargados.
3. Definiciones
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal: información vinculada o que puede asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
- Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
- Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
- Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
- Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
4. Documentos relacionados
- Ley 1581 de 2012, Régimen general de protección de datos personales.
- Decreto 1074 de 2015, capítulos 25 (tratamiento de datos) y 26 (Registro Nacional de Bases de Datos).
- SGSI-POL-001 Política de seguridad de la información.
- F-COM-005 Contrato de suscripción y F-COM-006 Anexo de transmisión de datos personales.
- F-COM-003 Acuerdo de confidencialidad.
- SOP-SG-001 Procedimiento de control de la información documentada.
5. Descripción
5.1 Responsable del tratamiento
| Dato | Información |
|---|---|
| Razón social | GALAXOM S.A.S. |
| NIT | 902.118.628-5 |
| Domicilio | Bogotá D.C., Colombia. Dirección: Carrera 18A # 103 – 11 |
| Correo para datos personales | info@galaxom.com |
| Teléfono | 3187463122 |
| Responsable de atender a los titulares | Representante legal, que actúa como oficial de protección de datos |
5.2 Principios
GALAXOM aplica los principios de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Solo pide los datos necesarios para cada finalidad y no los usa para otra distinta sin una nueva autorización.
5.3 Bases de datos y finalidades (GALAXOM como responsable)
| Titulares | Datos | Finalidades | Conservación |
|---|---|---|---|
| Clientes y prospectos (contactos de empresas) | Nombre, cargo, empresa, correo, teléfono, ciudad | Cotizar, contratar, facturar y cobrar; prestar soporte; enviar información del servicio; comunicaciones comerciales solo con autorización y con opción de retiro | Mientras dure la relación y 10 años después por obligaciones contables |
| Proveedores y contratistas | Nombre, identificación, datos de contacto y bancarios | Contratar, pagar, evaluar y cumplir obligaciones tributarias | 10 años desde el último pago |
| Personal y candidatos | Datos de la hoja de vida, identificación, contacto, seguridad social, datos bancarios | Seleccionar, contratar, pagar, afiliar al sistema de seguridad social y cumplir obligaciones laborales | Candidatos no seleccionados: 1 año. Personal: los plazos de la ley laboral |
| Usuarios de los aplicativos (registros técnicos) | Usuario, fecha y hora de ingreso, dirección IP, navegador, acciones de auditoría | Operar y proteger la plataforma, investigar incidentes y dar soporte | 2 años, salvo que un incidente o una autoridad exija más |
| Visitantes de galaxom.com y formularios | Nombre, empresa, correo y mensaje que el visitante envía | Responder la solicitud | 1 año desde la última comunicación |
5.4 GALAXOM como encargado de sus clientes
Los datos que cada cliente registra en los aplicativos (su personal, sus clientes, proveedores y usuarios del portal) son responsabilidad de ese cliente. GALAXOM los trata solo para prestar el servicio, según sus instrucciones y el anexo de transmisión F-COM-006: no los usa para fines propios, no los vende ni los cede, y no los usa para publicidad, perfilamiento ni para entrenar modelos de inteligencia artificial. Las consultas y reclamos de esos titulares se remiten al cliente responsable dentro de los 3 días hábiles siguientes.
5.5 Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes
GALAXOM no pide datos sensibles en sus bases como responsable, salvo los de salud y seguridad social que exige la ley laboral para su personal, que se tratan con autorización expresa y acceso restringido. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. GALAXOM no trata datos de niños, niñas y adolescentes, salvo los de los beneficiarios del personal para afiliaciones de ley.
5.6 Autorización
La autorización se pide antes de recoger los datos, por escrito, en formularios electrónicos o por conductas inequívocas, y se conserva como prueba. No se requiere en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos los datos de naturaleza pública y la información requerida por una autoridad en ejercicio de sus funciones.
5.7 Derechos de los titulares
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Pedir prueba de la autorización.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite ante GALAXOM.
- Revocar la autorización o pedir la supresión de los datos cuando no haya un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratis a sus datos.
5.8 Consultas y reclamos
El titular, sus causahabientes o su representante pueden escribir a info@galaxom.com indicando nombre, identificación, la solicitud y un medio de respuesta. GALAXOM responde las consultas en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables cinco (5) más, y los reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento) en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables ocho (8) más, avisando al titular la razón de la prórroga. Si el reclamo está incompleto, se pide completarlo en 5 días; pasados dos (2) meses sin respuesta, se entiende desistido. Cada solicitud queda registrada con su fecha y respuesta.
5.9 Transmisiones y transferencias internacionales
GALAXOM se apoya en proveedores que pueden tratar datos fuera de Colombia bajo sus propios acuerdos de tratamiento de datos: Microsoft (correo, Microsoft 365 y copia cifrada de los respaldos) y Cloudflare (red de entrega, protección y acceso al servidor). La plataforma pasará, como cambio planificado, a Microsoft Azure; mientras tanto, los aplicativos se alojan en servidores administrados por GALAXOM en Colombia. Los clientes son avisados de cualquier cambio de subencargado con treinta (30) días de anticipación, según el F-COM-006. GALAXOM no transfiere datos personales a terceros responsables.
5.10 Seguridad
Los datos se protegen con las medidas de SGSI-POL-001: acceso por usuario y rol, conexión cifrada, contraseñas protegidas, bases separadas por cliente, registros de auditoría, respaldos cifrados y acuerdos de confidencialidad con el personal y los proveedores. Los ambientes de prueba y demostración no usan datos reales de clientes.
5.11 Incidentes de seguridad
Todo incidente que afecte datos personales se registra y se atiende de inmediato. Cuando GALAXOM es responsable, informa a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio. Cuando es encargado, avisa al cliente responsable dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su detección.
5.12 Registro Nacional de Bases de Datos
GALAXOM inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando sus activos superen 100.000 UVT o la norma lo exija. Mientras no esté obligada, cumple igualmente todas las demás disposiciones de la Ley 1581 de 2012.
5.13 Vigencia y cambios
Esta política rige desde su aprobación. Las bases de datos se conservan por los plazos indicados en el numeral 5.3. Los cambios sustanciales se informan a los titulares antes de aplicarlos y se tramitan con el formato F-SG-002. La política se publica en galaxom.com y en SharePoint, 05_SG › Proteccion de Datos (Ley 1581).
5.14 Aprobación
Aprobó: Diana Lucía Cortez Ortiz, Representante legal — GALAXOM S.A.S.
6. Registros
- Autorizaciones de los titulares y sus pruebas.
- Registro de consultas y reclamos con sus respuestas.
- Anexos de transmisión F-COM-006 firmados con los clientes, en 02_VENTAS.
- Registro de incidentes de seguridad que afecten datos personales.